УПД с кодами через ЭДО: что передавать и как проверяет получатель

Между участниками оборота маркированный товар «двигается» документом, а не физической передачей: пока УПД с кодами не подписан обеими сторонами и не обработан системой, товар числится за поставщиком, и покупатель не может его ни продать через кассу, ни отгрузить дальше. Эта инструкция — о содержании УПД, проверках на приёмке и о том, как закрывать расхождения.

Почему только через оператора ЭДО

С 1 января 2022 года сведения о передаче товара направляются в систему в составе универсального передаточного документа только через оператора электронного документооборота — так установило ^{постановление № 2464} для обуви, лёгкой промышленности, шин и парфюмерии; правила остальных групп закрепили тот же порядок. Бумажная накладная или УПД, отправленный вне оператора, кодов в системе не переносит.

Что нужно обеим сторонам: регистрация в «Честном знаке», УКЭП, договор с оператором ЭДО и настроенный роуминг между операторами, если они разные. Как выбрать оператора — в инструкции «Нужен ли ЭДО отдельно».

Что должно быть в УПД

Помимо обычных реквизитов счёта-фактуры и передаточного документа, УПД по маркированному товару несёт сведения о самом товаре:

• позиции с GTIN — код товара из карточки Национального каталога;
• коды маркировки каждой единицы — при поэкземплярном учёте;
• GTIN и количество без перечисления кодов — там, где группа ещё работает в объёмно-сортовом учёте (например, часть молочной продукции и воды до перехода на поэкземплярный учёт; сроки перехода — на странице группы);
• для наборов и комплектов — код набора, а не только коды вложений.

Коды (а в объёмно-сортовом учёте — партии за позициями) должны быть в статусе «В обороте» и принадлежать отправителю. Коды в статусе «Эмитирован» (напечатаны, но товар не введён в оборот) в УПД не пройдут — сначала ввод в оборот.

Как проверяет система

Оператор ЭДО передаёт подписанный документ в систему маркировки, и та проверяет его до перевода кодов. Если система обнаруживает ошибки — коды не принадлежат отправителю, имеют неверный статус, не соответствуют GTIN позиции, — документ обрабатывается с ошибкой, и коды не переводятся. В этом случае нужно разобрать причину и оформить УКД или новый УПД; «дожать» подписью такой документ нельзя.

Как проверяет получатель

Задача получателя — до подписи убедиться, что документ соответствует товару в коробках. Набор проверок зависит от того, в каком учёте работает группа.

При поэкземплярном учёте:

1. Отсканировать коды на приёмке 2D-сканером или терминалом сбора данных и сопоставить с документом. Учётные системы делают это автоматически: полное совпадение, лишние коды, недостающие.
2. Проверить принадлежность и статус — код числится за отправителем и находится «В обороте». Товар с уже выведенным или чужим кодом принимать нельзя: он не пройдёт кассу.
3. Сверить GTIN и наименования с карточками — расхождение всплывёт позже, при продаже или на маркетплейсе.

При объёмно-сортовом учёте индивидуальных кодов в документе нет, поэтому и сверять их не с чем: сопоставляются GTIN позиций и количество по каждой из них, а также наименования с карточками каталога. Поштучное расхождение здесь ловится не документом, а обычной приёмкой по количеству.

Только после этого документ подписывается. С момента обработки подписанного УПД коды числятся за получателем.

Расхождения: что делать

• Частичная приёмка. Совпавшая часть принимается, по остальному документ не подписывается в исходном виде — поставщик присылает исправленный УПД или универсальный корректировочный документ (УКД).
• Отказ от подписания. Если товар не соответствует документу целиком, УПД отклоняется с указанием причины; поставщик формирует новый.
• Ошибка обработки в системе. Документ подписан, но коды не перевелись — смотрите текст ошибки в личном кабинете или у оператора ЭДО: обычно это чужие коды или неверный статус. Нужен УКД либо новый УПД.
• Расхождение обнаружено после подписи. Товар уже принят — оформляется возврат поставщику УПД обратной поставки; порядок в инструкции «Возврат и перемаркировка».

Срок, в который сведения о передаче должны попасть в систему, задан правилами каждой группы — проверяйте его на странице группы, а не по общим статьям: он различается.

Частые причины ошибок

• Поставщик отгрузил коды в статусе «Эмитирован».
• В УПД попали коды другой партии или другого участника.
• Получатель подписал документ «вслепую», без сканирования, а на складе половины товара нет.
• Роуминг между операторами не настроен — документ не дошёл, а товар уже продаётся.
• Наборы переданы кодами вложений вместо кода набора.

Что дальше

Даты, с которых обязателен поэкземплярный учёт в вашей группе, — в календаре; ответственность за оборот без передачи сведений — в разделе штрафов. Термины — УПД, объёмно-сортовой учёт, поэкземплярный учёт — в словаре.

Источники

Постановления процитированы в тексте — со ссылкой на текст акта. Справка оператора, на которую опирается инструкция:

• Возврат маркированных товаров поставщику: изменённый УПД, УКД, обратная поставка.